Sjuklönen är den löneberäkning flest arbetsgivare räknar fel på – och bemanningsbolag oftare än andra, eftersom timmarna är oregelbundna och passen ligger hos kund. Sedan karensdagen blev karensavdrag 2019 kräver varje sjukanmälan från en timanställd en genomsnittsberäkning. Här är hela kedjan: reglerna, räkneexemplen och felen som kostar mest.
Grunderna: vem får sjuklön och när
Sjuklönelagen gäller alla anställda – månadsavlönade som timanställda. Kravet är att det finns en anställning och avtalade arbetspass: sjuklönen ersätter inkomst den anställde faktiskt skulle ha haft. Det ger tre typfall i ett bemanningsbolag:
- Månadsavlönad konsult: sjuklön enligt schema, rakt fram.
- Timanställd med inbokade pass: sjuklön för de inbokade passen dag 1–14.
- Behovsanställd utan inbokade pass: ingen förlorad inkomst, ingen sjuklön – men gränsen prövas mot verkligheten: den som i praktiken jobbar varje vecka enligt rullande schema kan ha rätt till sjuklön även utan formellt inbokat pass.
Därför är själva bokningen din dokumentation: ett system där passen ligger inne innan de arbetas gör sjuklönebedömningen självklar i stället för en förhandling i efterhand.
Karensavdraget – 20 %-regeln som ersatte karensdagen
Sedan 1 januari 2019 görs ett karensavdrag på 20 % av sjuklönen för en genomsnittlig arbetsvecka. Skillnaden mot den gamla karensdagen: avdraget blir lika stort oavsett om den anställde insjuknar en dag med ett kort eller långt pass – det är veckogenomsnittet som styr, inte den enskilda dagen. Beräkningen i tre steg:
- Genomsnittlig veckoarbetstid: för oregelbundna scheman beräknas den ur faktiskt arbetade timmar en representativ period bakåt (kollektivavtal kan precisera perioden).
- Sjuklön för en genomsnittlig vecka: veckotimmarna × timlönen × 80 %.
- Karensavdraget: 20 % av det beloppet, draget från sjuklönen tills avdraget är fullt gjort.
Räkneexempel: timanställd konsult
Amir har 170 kr/tim och har i genomsnitt arbetat 32 timmar per vecka de senaste tre månaderna. Han sjukanmäler sig en vecka där han var inbokad måndag–onsdag, 8 timmar per dag.
- Genomsnittlig veckosjuklön: 32 × 170 × 0,8 = 4 352 kr
- Karensavdrag: 20 % × 4 352 = 870,40 kr
- Sjuklön för de missade passen: 24 × 170 × 0,8 = 3 264 kr
- Utbetald sjuklön: 3 264 − 870,40 = 2 393,60 kr
Insjuknar Amir i stället mitt på ett pass räknas den arbetade delen som lön och avdraget börjar dras på sjuklönetimmarna – tills hela karensavdraget är gjort, även om det spiller över på dag två.
Dag 8, dag 15 och återinsjuknandet
- Dag 8: läkarintyg krävs för fortsatt sjuklön (arbetsgivaren kan i särskilda fall begära förstadagsintyg).
- Dag 15: Försäkringskassan tar över med sjukpenning – du anmäler sjukfallet dit och sjuklönen upphör.
- Återinsjuknande inom 5 kalenderdagar: samma sjukperiod fortsätter – inget nytt karensavdrag, och dagräkningen mot dag 14 löper vidare.
- Allmänt högriskskydd: max tio karensavdrag per tolvmånadersperiod; därefter betalas sjuklön utan avdrag. Vid särskilt högriskskydd (Försäkringskassans beslut) görs inget karensavdrag alls och arbetsgivaren kan få ersättning för sjuklönekostnaden.
Vad sjukfrånvaron kostar – och var den ska synas
I ett bemanningsbolag kostar en sjukvecka dubbelt: sjuklönen (80 % plus arbetsgivaravgifter) betalas ut samtidigt som faktureringen uteblir. För en konsult med 170 kr/tim och full vecka handlar det om ~5 400 kr i sjuklönekostnad och ~13 000 kr i utebliven fakturering, beroende på timpris. Tre ställen där det ska hanteras:
- Kalkylen: sjuklönerisken är en del av påslaget i timpriset (tumregeln 1,9–2,2× timlönen – se startguiden).
- Kundrelationen: sjukfrånvaro ska meddelas kunden direkt och ersättare erbjudas – och kunden ska inte faktureras för sjuktimmarna. Attestflödet i tidrapporteringen ska skilja sjukfrånvaro från arbetad tid automatiskt.
- AGI:n: frånvarouppgifter ska numera redovisas i arbetsgivardeklarationen – ännu ett skäl att ha frånvaron strukturerad i systemet i stället för i mail.
De fem vanligaste räknefelen
- Karensavdrag som karensdag: hela första dagens lön dras i stället för 20 % av veckogenomsnittet – fel sedan 2019, och systematiskt fel åt den anställdes nackdel vid långa pass.
- Genomsnittet gissas: "han brukar jobba heltid" i stället för en beräkning ur faktiska timmar. Utan tiddata blir varje karensavdrag en uppskattning.
- Nytt karensavdrag vid återinsjuknande inom fem dagar – ska inte göras; det är samma sjukperiod.
- Sjuktimmar på kundfakturan: frånvaron når inte faktureringen och kunden debiteras för timmar som aldrig arbetades – pinsamt och förtroendekostsamt.
- Högriskskyddet missas: den som redan haft tio karensavdrag på tolv månader ska slippa nästa – få manuella körningar håller räkningen.
Så gör vi själva
I det bemanningsbolag vi driver räknas karensavdrag och sjuklön av lönemotorn: genomsnittet hämtas ur den faktiska tidhistoriken, återinsjuknanderegeln och högriskskyddet hålls automatiskt, sjukfrånvaron skiljs från fakturerbar tid i attesten och frånvarouppgifterna följer med in i AGI:n. Sjukanmälan blir en tidkod – resten är en bieffekt. Se flödet i demon nedan.
Vanliga frågor
Hur räknas karensavdraget för timanställda?
20 % av sjuklönen för en genomsnittlig arbetsvecka, där genomsnittet beräknas ur faktiskt arbetade timmar en representativ period bakåt. Avdraget dras från sjuklönen tills det är fullt gjort, oavsett passens längd den aktuella dagen.
Får timanställda sjuklön?
Ja, för inbokade pass under dag 1–14. Ren behovsanställning utan inbokade pass ger ingen sjuklön – men mönstret prövas mot verkligheten, så dokumentera bokningarna.
När krävs läkarintyg?
Normalt från dag 8 i sjukperioden. Förstadagsintyg kan begäras i särskilda fall.
Vad händer efter dag 14?
Försäkringskassan tar över med sjukpenning från dag 15 – arbetsgivaren anmäler sjukfallet dit och sjuklönen upphör.
Vad kostar en sjukvecka ett bemanningsföretag?
Dubbelt: sjuklönen (80 % plus arbetsgivaravgifter) betalas ut samtidigt som faktureringen uteblir. För en konsult med 170 kr/tim och full vecka handlar det om ~5 400 kr i sjuklönekostnad och ~13 000 kr i utebliven fakturering – räkna därför in sjuklönerisken i timpriset från början.