I ett kontorsbolag med månadslöner är lönekörningen nästan en kopiering av förra månaden. I ett bemanningsbolag är den ny varje gång: rörliga timmar hos olika kunder, OB per klockslag, sjukfrånvaro med karensavdrag, semester på rörlig lön och en och annan löneutmätning från Kronofogden. Här är vad som gör bemanningslöner till ett eget hantverk – och hur du sätter upp det så att den 25:e slutar vara månadens värsta dag.
Varför bemanningslöner är ett specialfall
Fem saker skiljer en bemanningslönekörning från en vanlig:
- Lönen byggs av timmar, inte tvärtom. Underlaget är hundratals tidsposter från olika arbetsplatser – kvaliteten på tidrapporteringen avgör kvaliteten på lönen. Ett fel i källan blir ett fel i specen.
- OB räknas per klockslag. Kväll, natt, helg och storhelg ger olika tillägg, och gränserna styrs av kollektivavtalet. "40 timmar" räcker inte som underlag – du måste veta när timmarna låg.
- Garantilön mellan uppdrag. Med Bemanningsavtalet har konsulten rätt till garantilön även när det saknas uppdrag. Lönekörningen ska alltså hantera både arbetade timmar och garanterad tid – och skillnaden ska gå att följa.
- Blandade anställningsformer. Månadslön på kontoret, timlön i uthyrningen, behovsanställda med semesterersättning i stället för semesterdagar – ofta i samma körning.
- Marginalpressen. Lönen är din största kostnad och fakturan din enda intäkt, byggda på samma timmar. En lönemiss är därför nästan alltid också en faktureringsmiss – åt ena eller andra hållet.
Momenten som ska bli rätt varje månad
Semester: ersättning eller dagar – och skulden däremellan
Timanställda får ofta semesterersättning (12 % enligt semesterlagen) utbetald löpande eller vid anställningens slut, medan månadsanställda tjänar in betalda semesterdagar. Båda modellerna bygger en semesterskuld som ska bokföras och kunna redovisas – det är en av de första siffrorna en revisor eller en förvärvare tittar på. Slarvet här syns inte i månaden det uppstår, utan som en obehaglig klumpsumma när någon slutar eller bokslutet görs.
Sjukfrånvaro: karensavdrag och sjuklön dag 2–14
Sedan 2019 är karensen ett avdrag på 20 % av en genomsnittlig veckas sjuklön – inte en karensdag. För timanställda med oregelbundna pass kräver det ett beräknat genomsnitt, och det är här många manuella körningar räknar fel. Därefter betalar du sjuklön (80 %) till och med dag 14, innan Försäkringskassan tar över.
Löneutmätning från Kronofogden
Med många anställda kommer förr eller senare ett beslut om löneutmätning. Då ska du varje månad räkna fram utrymmet över förbehållsbeloppet, dra rätt summa och betala in till Kronofogden – och beloppen ändras när beslut omprövas. Det är arbetsgivarens ansvar att dra rätt; missar du det kan du själv bli betalningsskyldig.
AGI – arbetsgivardeklaration på individnivå
Varje månad redovisas lön och skatt per person till Skatteverket, med deklarationsdag runt den 12:e (17:e för mindre bolag i vissa månader). Sedan 2019 finns ingen årlig kontrolluppgift att "rätta till det på" – blir januari fel är januari fel, och rättelser görs per period. Frånvarouppgifter ska dessutom med enligt de nyare kraven. AGI:n är också underlaget för de anställdas egna myndighetskontakter – fel här blir konsultens problem hos Försäkringskassan och a-kassan.
Pensionen: Fora och Collectum
Arbetare rapporteras till Fora (Avtalspension SAF-LO) och tjänstemän till Collectum (ITP). Fora vill numera ha löneuppgifter månadsvis, ITP1 rapporteras månadsvis på utbetald bruttolön. Premierna är en del av din kalkyl (~5–6 % för arbetare), och utebliven rapportering upptäcks ofta först av den anställde – eller av facket.
- Löpande: timmar stämplas och attesteras veckovis
- Runt den 5–10:e: brytdag – perioden stängs, avvikelser jagas en gång, inte tio
- Före den 12:e: AGI för förra månadens löner lämnas till Skatteverket
- Runt den 20:e: lönerna räknas, specarna granskas mot fakturerade timmar
- Den 25:e: utbetalning (bankfil), lönespecar ut till de anställda
- Efter körning: Fora/Collectum-rapportering, KFM-inbetalningar, bokföringsunderlag
Byrå eller egen körning – den ärliga kalkylen
De flesta bemanningsbolag börjar med en redovisningsbyrå eller lönekonsult, och det är ofta rätt i starten: du köper trygghet i regelverket när volymen är liten. Men affären förändras med storleken:
| Lönebyrå | Egen körning i systemet | |
|---|---|---|
| Kostnad | Ofta per lönespec (typiskt 100–300 kr) plus timarvode för avvikelser – växer linjärt med antalet anställda | Fast månadskostnad oavsett antal specar |
| Underlaget | Du sammanställer och skickar ändå timmarna varje månad – den delen försvinner inte | Attesterad tid är redan underlaget; inget skickas |
| Ledtid | Brytdag flera dagar före utbetalning; sena avvikelser hamnar på nästa månad | Rättelser fram till körningsdagen |
| Kontroll | Frågor går via mail och väntetid; kunskapen bor hos byrån | Du ser varje rad själv – och äger kunskapen |
| Regelverket | Byråns ansvar att kunna det (men ditt ansvar mot myndigheterna kvarstår) | Systemet måste bevisligen räkna rätt – testa det |
Vändpunkten brukar ligga runt 15–25 anställda: där börjar byråkostnaden överstiga ett fast systempris, samtidigt som sammanställandet av underlag till byrån tar lika lång tid som en egen körning skulle göra. Det viktiga är att inte låsa in sig: välj en struktur där du kan börja med byrå och ta hem körningen utan att byta system – tidrapporteringen och underlagen är desamma, det är bara sista steget som flyttar.
Oavsett vägval: kräv den obrutna kedjan
Det dyraste i bemanningslöner är inte själva beräkningen – det är omregistreringen. Varje gång timmar flyttas manuellt mellan tidsystem, faktureringssystem och lönesystem uppstår fel, och varje fel kostar en utredning. Kravet att ställa, oavsett om byrån eller du trycker på knappen:
- Attesterad tid blir löneunderlag utan manuell inmatning
- Lönespecen kan stämmas av mot fakturerade timmar per konsult – annars läcker marginalen osynligt
- OB, karens, semester och utmätning räknas av systemet enligt regelverket, inte i huvudet
- AGI, bankfil och Fora/Collectum-underlag kommer ur samma körning, inte ur tre olika exporter
Mer om helhetsvalet i guiden till affärssystem för bemanningsföretag.
Så gör vi själva
Bemanno kör lönerna i det bemanningsbolag vi själva driver: attesterade timmar blir lönespecar, bankfil till banken, AGI till Skatteverket och pensionsrapporter till Fora och Collectum – med OB, karensavdrag, semester och löneutmätning räknade av motorn. I Bemanno är lönen ett tillval för den som vill gå hela vägen; alla andra får ett komplett löneunderlag ur attesterad tid att skicka till sin byrå. Priserna står öppet här.
Vanliga frågor
Vad kostar lönehantering hos en byrå?
Typiskt 100–300 kr per lönespec plus timarvode för avvikelser – kostnaden växer linjärt med antalet anställda, och bemanningsbolag med rörliga timmar hamnar ofta i övre delen av spannet.
Vad är AGI?
Arbetsgivardeklaration på individnivå: den månatliga redovisningen av lön och skatt per anställd till Skatteverket, runt den 12:e. Sedan 2019 finns inga årliga kontrolluppgifter att rätta i – fel rättas per period, och uppgifterna används av Försäkringskassan och a-kassan.
När lönar sig egen lönekörning?
Ofta runt 15–25 anställda, när byråns styckpris överstiger ett fast systempris och underlagssammanställningen ändå tar din tid. Välj en struktur där körningen kan flyttas hem utan systembyte.
Hur räknas karensavdraget för timanställda?
Som 20 % av en genomsnittlig veckas sjuklön – inte som en karensdag. Genomsnittet måste beräknas för oregelbundna pass, vilket är ett av de vanligaste felmomenten i manuella körningar.