Arbetsgivarintyg – vad som ska med, vanliga fel och hur du slipper göra det för hand

Få blanketter väcker så mycket suckande på bemanningskontor som arbetsgivarintyget. Det är ett lagkrav, det är bråttom för den som väntar på a-kassa – och för timanställda med rörliga scheman är det ett pilligt räknearbete månad för månad. Här är vad intyget faktiskt kräver, var det brukar bli fel, och varför det i rätt system är en knapptryckning i stället för en förmiddag.

Vad är ett arbetsgivarintyg – och måste jag?

Arbetsgivarintyget är underlaget a-kassan använder för att räkna ut en tidigare anställds ersättning: hur mycket personen arbetat och tjänat, månad för månad, under det senaste året. Och ja – du måste: enligt lagen om arbetslöshetsförsäkring (ALF) ska arbetsgivaren på begäran utfärda intyget, och det är inget du kan ta betalt för eller skjuta på obestämd tid. Varje vecka intyget dröjer är en vecka den tidigare anställde väntar på pengar – så förutom lagkravet är det en anständighetsfråga, och i en bransch där folk kommer tillbaka: en ryktesfråga.

Intyget lämnas i dag normalt digitalt via arbetsgivarintyg.nu, som ägs av a-kassorna gemensamt – pappersblanketten finns kvar men den digitala vägen är snabbare och minskar kompletteringsrundorna.

Det här ska intyget innehålla

• Anställningen: period, anställningsform (tillsvidare, visstid, behovsanställning) och omfattning – samt orsaken till att den upphörde.
• Arbetad tid per månad de senaste tolv månaderna: ordinarie timmar, övertid/mertid – redovisade den månad de arbetades.
• Lön per månad: grundlön samt tillägg som OB och jour – ofta uppdelat, för a-kassan räknar på olika delar olika.
• Frånvaro: sjukdom, föräldraledighet, tjänstledighet – perioder utan arbete ska gå att förklara, annars kommer frågorna.
• Erbjudet men avböjt arbete för behovsanställda kan behöva redovisas – ett moment många missar helt.

Där det brukar gå fel

• Utbetald månad i stället för arbetad månad. Lönesystemet tänker i utbetalningar (junitimmar betalas i juli), a-kassan i arbetade månader. Klipper du siffror rakt ur lönekörningen hamnar allt en månad fel – det vanligaste felet av alla, och det förskjuter hela beräkningen.
• OB och tillägg inbakade i grundlönen. Ska särredovisas; en klumpsumma ger en kompletteringsbegäran.
• Timmar och lön som inte hänger ihop. 160 timmar men lön som motsvarar 120 – a-kassan jämför, och intyget studsar.
• Frånvaron glöms. En tom månad utan förklaring ser ut som ett hål i anställningen och utreds i stället för att godkännas.
• Det dröjer. Intyget hamnar i "sen-högen", den tidigare anställde ringer, a-kassan skickar påminnelse – och det som tagit tjugo minuter i tid tar tre veckor i väntan.

Komplettering till arbetsgivarintyg – tvåan i paret

Ibland räcker grundintyget inte, utan a-kassan begär blanketten Komplettering till arbetsgivarintyg: en fördjupning där arbetstiden specificeras närmare – t.ex. hur många timmar per vecka den anställde faktiskt erbjudits och arbetat, uppdelningar mellan olika anställningsformer, eller detaljer kring jour och beredskap. För bemanningsbolag med behovsanställda är kompletteringen snarare regel än undantag. Har du tidsdatan strukturerad är den lika enkel som grundintyget; har du den i pärmar är det nu det verkligen börjar ta tid.

Varför bemanning är intygets svåraste gren

Ett kontorsbolag med månadslöner fyller i tolv identiska rader. Ett bemanningsbolag har timanställda med olika timmar varje månad, OB som varierar med passen, luckor mellan uppdrag, och en personalomsättning som gör intygen till en löpande ström snarare än ett undantag. Multiplicera en timmes pillande per intyg med tjugo intyg om året, lägg till kompletteringarna – och du har en dold administrationskostnad som få räknar på.

Samtidigt är det just här bemanningsbolaget har ett försprång, om systemet är rätt byggt: all data intyget kräver finns redan. Tidrapporteringen vet exakt vilka timmar som arbetades vilken månad, lönehanteringen vet lönen och tilläggen, personalregistret vet anställningsform och period. Intyget är bara en sammanställning av det systemet redan vet – frågan är om ditt system kan göra sammanställningen, eller om du är den som gör den.

Så gör vi själva

I det bemanningsbolag vi driver var arbetsgivarintygen länge en av månadens tråkigaste återkommande uppgifter – tills vi byggde bort dem. I Bemanno skapas intyget med en knapp från den anställdes lönekort: arbetade timmar per månad, lön och tillägg särredovisade, frånvaron ifylld – hämtat ur samma attesterade tid som fakturor och löner redan bygger på, på den officiella blankettens format. Kompletteringen likaså. Det som tog en förmiddag tar en minut – och den tidigare anställde får sina pengar veckor tidigare.

Vanliga frågor

Måste jag utfärda arbetsgivarintyg?

Ja – enligt lagen om arbetslöshetsförsäkring ska det utfärdas på begäran, utan kostnad för den anställde och utan onödigt dröjsmål.

Arbetad eller utbetald månad?

Arbetad. Junitimmar som betalas ut i juli ska stå på juni i intyget – att klippa rakt ur lönesystemets utbetalningsmånader är det vanligaste felet av alla.

Vad är Komplettering till arbetsgivarintyg?

En tilläggsblankett med närmare specifikation av arbetstiden, t.ex. erbjudna kontra arbetade timmar per vecka. För behovsanställda i bemanning är den snarare regel än undantag.

Hur lämnas intyget in?

Normalt digitalt via arbetsgivarintyg.nu, a-kassornas gemensamma tjänst – snabbare och med färre kompletteringsrundor än pappersblanketten.