Varje månad, senast den 12:e, ska Skatteverket veta exakt vad varje anställd fått i lön, förmåner och avdragen skatt. Ingen årlig kontrolluppgift städar upp i efterhand – blir mars fel är mars fel tills du rättar just mars. Och uppgifterna stannar inte hos Skatteverket: Försäkringskassan, a-kassan och CSN läser dem direkt. Här är hela AGI-hantverket – reglerna, specialfallen som bemanningsbolag möter och felen som faktiskt görs.
Vad AGI är – och vad som förändrades 2019
Fram till 2018 deklarerade arbetsgivare en klumpsumma per månad och redovisade individerna en gång om året, i kontrolluppgiften (KU10). Sedan januari 2019 är det tvärtom: varje månads arbetsgivardeklaration innehåller en individuppgift per betalningsmottagare – vem som fått vad, ner till kronan. Skatteverket ser alltså varje anställds lönehistorik löpande, och den anställde ser samma uppgifter på Mina sidor.
Det låter som en teknikalitet men ändrar logiken i grunden. Med kontrolluppgifter kunde småfel kvittas ut över året och rättas i en enda årsuppgift. Med AGI är varje månad ett stängt bokslut mot Skatteverket: uppgiften för en period ska vara rätt för den perioden, och det finns ingen årsavstämning som fångar det som blev fel. För ett bemanningsbolag med rörliga timmar, OB och avvikelser betyder det att lönekörningens kvalitet prövas offentligt tolv gånger om året.
Vem ska lämna – och när
Alla som betalar ut ersättning för arbete och är skyldiga att göra skatteavdrag eller betala arbetsgivaravgifter ska lämna AGI – aktiebolag, enskilda firmor med anställda, föreningar. Är du registrerad som arbetsgivare ska deklarationen lämnas varje månad, även månader utan löneutbetalning (då som en nolldeklaration), tills du avregistrerar dig.
Tidpunkterna:
- Huvudregeln: den 12:e i månaden efter löneutbetalningen. Septemberlöner (utbetalda i september) deklareras alltså senast den 12 oktober.
- Januari och augusti: den 17:e för företag med momspliktig omsättning upp till 40 miljoner kronor.
- Helgregeln: infaller dagen på helg eller röd dag gäller nästa vardag.
- De största företagen (momspliktig omsättning över 40 miljoner) har en senare deklarationsdag i månaden – men ska ändå ha betalat avdragen skatt och arbetsgivaravgifter till skattekontot senast den 12:e. Pengarna går alltså före pappret. Dubbelkolla ditt bolags exakta datum i Skatteverkets deklarationskalender i stället för att lita på minnet.
Notera att det är utbetalningsmånaden som styr, inte intjänandemånaden. Ett bemanningsbolag som betalar ut augustis arbetade timmar den 25 september redovisar dem i septemberperioden – med deadline 12 oktober. Mer om varför den ordningen ställer till det i intygssammanhang finns i guiden om arbetsgivarintyg, där logiken är den omvända.
Vad som redovisas – per individ och på totalen
Deklarationen har två nivåer. Individuppgifterna – en per betalningsmottagare – och huvuduppgiften, där arbetsgivaravgifterna beräknas på summan av underlagen. De viktigaste fälten per individ:
| Uppgift | Fält | Att tänka på |
|---|---|---|
| Kontant bruttolön | Ruta 011 | All kontant ersättning: lön, OB, övertid, semesterersättning, avgångsvederlag. Hela krontal. |
| Skattepliktiga förmåner | Egna rutor per förmånstyp | Bil, drivmedel, kost, bostad m.fl. redovisas separat från kontantlönen – glömda förmåner är ett av de vanligaste felen. |
| Avdragen preliminär skatt | Ruta 001 | Ska stämma exakt mot vad som faktiskt dragits enligt skattetabell eller jämkningsbeslut. |
| Arbetsgivaravgifter | Huvuduppgiften | Beräknas på summan av löner och förmåner – full avgift är 31,42 %, med nedsättningar för vissa grupper (nedan). |
Arbetsgivaravgiften på 31,42 % är samma siffra som bär hela totalkostnadskalkylen för en anställd – AGI:n är helt enkelt månadens kvitto på den kalkylen, individ för individ. Belopp anges i hela kronor, vilket leder till en klassisk avstämningsfälla: lönesystemets öresexakta totaler och AGI:ns avrundade krontal ska förklaras mot varandra, inte antas vara identiska.
Specialfallen som bemanningsbolag möter
Frånvarouppgifter vid stödberättigade anställningar
Har du anställda med anställningsstöd – nystartsjobb, lönebidrag och liknande – ska frånvarouppgifter lämnas i AGI:n: dagar med frånvaro som påverkar stödet, så att Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan kan räkna rätt utan separata blanketter. Den praktiska detaljen som många missar: frånvaron för en period redovisas i den första deklaration som lämnas för perioden. Lämnar du senare en ersättningsdeklaration för att rätta lönen ska frånvaroredovisningen inte flyttas eller upprepas hur som helst – håll ordning på i vilken inlämning frånvaron faktiskt gick iväg. För bemanningsbolag med flera stödanställningar är det här ett eget litet delmoment i varje körning.
Nedsättningar av arbetsgivaravgiften
Utgångspunkten är 31,42 %, men flera nedsättningar redovisas via AGI:n:
- Äldre anställda: för de äldsta årskullarna betalas enbart ålderspensionsavgiften 10,21 %. Årskullsgränsen flyttas över tid – kontrollera aktuell gräns hos Skatteverket i stället för att återanvända förra årets regel.
- Växa-stöd: nedsättning för de första anställda i enmansföretag – bara ålderspensionsavgiften 10,21 % på lön upp till ett takbelopp under en begränsad tid. Reglerna har byggts ut i omgångar, så stäm av aktuellt tak och antal anställda som omfattas.
- Regional nedsättning: arbetsgivare i stödområde A får ett avdrag på avgifterna upp till ett takbelopp per månad.
- Ungdomsnedsättningar har funnits i perioder men är inget att bygga kalkylen på – de generella tillfälliga nedsättningarna för unga är avvecklade. Kalkylera på full avgift och låt eventuella nedsättningar vara uppsida.
Gemensamt för alla: de kräver rätt markering per individ i deklarationen. En missad markering betyder för mycket betalda avgifter, en felaktig betyder skattetillägg på köpet.
SINK – särskild inkomstskatt för utomlands bosatta
Anlitar du personal som bor utomlands och har SINK-beslut dras en definitiv skatt (normalt 25 %) i stället för tabellskatt, och individuppgiften fylls i med särskilda fält. Vanligt fel: avdrag görs enligt SINK utan att beslut finns, eller tvärtom – tabellskatt dras fast beslutet säger SINK. Skatten ska följa beslutet, inte vanan.
Rättelser: ersätt perioden – justera aldrig i nästa
Här skiljer sig AGI-logiken från hur många instinktivt vill göra. Upptäcker du i maj att marslönen för en anställd blev 2 000 kr fel finns det en riktig väg och en felaktig:
- Rätt: lämna en ny individuppgift för mars – en ersättningsdeklaration för samma period. Den nya uppgiften ersätter den gamla helt och ska därför innehålla samtliga korrekta belopp för perioden, inte bara mellanskillnaden.
- Fel: lägga 2 000 kr extra (eller minus) i majlönen "så det jämnar ut sig". Då blir två perioder fel i stället för en – och den anställdes underlag hos Försäkringskassan och a-kassan visar fel månad för fel belopp.
Undantaget som förvirrar är retroaktiv lön – och det är inget undantag från rättelselogiken utan en följd av kontantprincipen: ersättning redovisas i den månad den betalas ut. En retroaktiv löneförhöjning för april–juni som betalas ut i juli hör hemma i juliperiodens AGI, och april–juni ska inte rättas – de var korrekta när de lämnades. Rättelse görs bara när en uppgift var fel vid utbetalningstillfället; retroaktiv lön är ny utbetalning, inte gammalt fel. Att blanda ihop de två är förmodligen det vanligaste begreppsfelet i hela AGI-hanteringen.
Myndigheterna läser i realtid – felen blir konsultens
Individuppgifterna är inte bara skatteunderlag. Försäkringskassan hämtar dem för SGI och sjukpenning, a-kassorna för ersättningsrätt, CSN för inkomstprövning av studiemedel – och den anställde ser dem själv på Mina sidor hos Skatteverket. Det gör AGI:n till en del av ditt arbetsgivaransvar gentemot personalen: en glömd individuppgift eller ett felredovisat belopp kan försena en konsults sjukpenning eller ge fel a-kasseersättning, och det är konsulten som får sitta i telefonkö och reda ut det. I en bransch där lönen byggs av rörliga timmar och personalomsättningen är hög är korrekt AGI därför lika mycket en förtroendefråga som en compliancefråga.
Vanliga fel – och checklistan före inlämning
Felen som återkommer i praktiken:
- Fel period för retroaktiv lön – rättelse bakåt i stället för kontantprincipens redovisning i utbetalningsmånaden (se ovan).
- Glömda förmåner – bilen, drivmedlet, kosten vid utbildningsdagar. Förmånen ska med i den månad den åtnjutits och beskattas löpande, inte klumpas i december.
- Felaktig SINK-hantering – avdrag utan beslut eller tabellskatt trots beslut.
- Öres- och avrundningsdiffar – AGI:ns hela krontal stäms inte av mot lönesystemets exakta totaler, och små diffar får leva vidare oförklarade tills de en dag är stora.
- Nolldeklarationen glöms en månad utan löner – förseningsavgift på en månad då inget hände.
- Frånvarouppgifterna vid stöd missas eller hamnar i fel inlämning.
- Stämmer summan av alla individuppgifters bruttolön mot lönekörningens totala bruttolön?
- Stämmer ruta 001 (avdragen skatt) per individ mot lönespecarna – och totalen mot vad som ska betalas till skattekontot?
- Är alla förmåner för månaden med, per individ?
- Är nedsättningar (äldre, växa-stöd, regionalt) markerade på rätt individer – och bara på dem?
- Har alla med anställningsstöd fått sina frånvarouppgifter i periodens första deklaration?
- Är retroaktiva utbetalningar redovisade i denna period – inte som rättelse bakåt?
- Nolldeklaration inlämnad om ingen lön betalats ut?
- Finns pengarna på skattekontot senast förfallodagen?
Ur körningen – inte ur ett kalkylark
Det säkraste sättet att få AGI:n rätt är att aldrig skriva den för hand. När deklarationen skapas direkt ur lönekörningen – samma belopp, samma individer, samma öresavstämning – försvinner hela klassen av överföringsfel. I Bemanno gör lönemodulen exakt det: attesterade timmar blir lönespecar, och ur samma körning genereras AGI-filen öre-exakt, med individuppgifter, frånvarouppgifter och nedsättningar på plats, klar att lämnas till Skatteverket. Rättelser görs som ersättningsdeklaration för rätt period, aldrig som justering i nästa. Priserna står öppet här.
Vanliga frågor
När ska arbetsgivardeklarationen lämnas?
Huvudregeln är den 12:e i månaden efter löneutbetalningen – betalas lönen i september ska AGI:n vara inne senast den 12 oktober. I januari och augusti flyttas dagen till den 17:e för mindre företag, och infaller deklarationsdagen på helg gäller nästa vardag. De största företagen, med momspliktig omsättning över 40 miljoner kronor, har längre tid på sig att deklarera men ska ändå betala avdragen skatt och arbetsgivaravgifter till skattekontot redan den 12:e.
Hur rättar man en felaktig AGI?
Genom att lämna en ny individuppgift för samma redovisningsperiod – den ersätter den tidigare uppgiften helt. Fel justeras alltså aldrig genom att lägga en mellanskillnad i nästa månads deklaration. Blev mars fel rättas mars, och den nya uppgiften ska innehålla samtliga korrekta belopp för perioden, inte bara ändringen.
Vilken period redovisas retroaktiv lön i?
I den månad den faktiskt betalas ut – det är kontantprincipen. En löneförhöjning för april–juni som betalas ut i juli redovisas i juliperiodens AGI, och de tidigare månaderna ska inte rättas. Rättelse görs bara när en redan lämnad uppgift var fel vid utbetalningstillfället, inte när lön betalas ut i efterhand.
Vilka myndigheter använder uppgifterna i AGI:n?
Individuppgifterna läses direkt av bland andra Försäkringskassan, a-kassorna och CSN, och den anställde ser dem själv på Mina sidor hos Skatteverket. Sedan 2019 ersätter AGI:n den årliga kontrolluppgiften, så en felaktig månadsuppgift kan påverka den anställdes sjukpenning, arbetslöshetsersättning eller studiemedel – felet blir konsultens problem, inte bara ditt.