Lönespecen är det enda dokument varje anställd faktiskt läser varje månad – och det som genererar flest samtal till kontoret. Nästan alla frågor handlar om samma fem rader. Den här guiden går igenom specen uppifrån och ner, förklarar vad varje post betyder och vad den räknas fram ur. Den fungerar också som något att skicka vidare: konsulten som förstår sin egen spec ringer inte om den.
Överst: perioden och vad den avser
Högst upp står utbetalningsdatum, löneperiod och den anställdes uppgifter. I bemanning är perioden den vanligaste källan till missförstånd, eftersom den nästan aldrig är samma sak som månaden man arbetade: många bolag betalar ut i efterskott, så lönen den 25 september avser arbetad tid i augusti. Skriv därför ut båda – avser period och utbetalningsdatum – på specen. Det är också den distinktion som avgör i vilken månad lönen ska deklareras, eftersom AGI följer kontantprincipen: det är utbetalningsmånaden som styr, inte arbetsmånaden (se AGI-guiden).
Intjänat: raderna som bygger bruttolönen
| Rad | Vad den visar | Vanlig fråga |
|---|---|---|
| Timlön / månadslön | Antal timmar × timlön, eller fast månadsbelopp | "Varför är timmarna färre än jag jobbat?" – oftast attesterad tid som ligger i nästa period. |
| OB-tillägg | Tillägg per obekväm timme, ofta uppdelat på nivåer (kväll, natt, helg, storhelg) | "Var är mitt OB för lördagen?" – nivåerna måste vara märkta för att gå att kontrollera. Se OB-guiden. |
| Övertid / mertid | Timmar utöver ordinarie mått, med sin egen procentsats | "Räknas det som övertid?" – beror på anställningens arbetstidsmått, inte på klockslaget. |
| Semesterlön / semestertillägg | Betalning för uttagna semesterdagar, eller 12 % löpande för timavlönade | Den vanligaste följdfrågan – se eget avsnitt nedan. |
| Sjuklön | Sjuklön dag 2–14 med karensavdrag som egen rad | "Varför fick jag så lite?" – karensavdraget är 20 % av en genomsnittlig veckas sjuklön, inte en hel dag. |
| Helglön / permitteringslön | Ersättning enligt kollektivavtalets regler | Skiljer mellan avtal – skriv ut vilken paragraf raden bygger på. |
| Bruttolön | Summan av allt skattepliktigt ovan | Grunden för både skatt och arbetsgivaravgifter. |
Varje rad ska visa antal, à-pris och belopp – inte bara ett totalbelopp. En rad som bara säger "OB 1 240 kr" går inte att kontrollera, och det är just okontrollerbara rader som genererar samtalen.
Avdragen: från brutto till netto
- Frånvaroavdrag. Obetald frånvaro, föräldraledighet, VAB, tjänstledighet. Ska alltid vara märkt med vilka dagar avdraget avser – annars blir det en fråga. Reglerna kring föräldrafrånvaro står i guiden om föräldraledighet och VAB.
- Preliminär skatt. Dras enligt skattetabell och kolumn, eller enligt beslut om jämkning eller särskild skattesats. Tabellnumret bör stå på specen, så att den anställde själv kan se varför avdraget ändrades.
- Löneutmätning. Avdrag enligt Kronofogdens beslut, med förbehållsbeloppet respekterat. Hur det räknas står i guiden om löneutmätning.
- Nettoavdrag. Till exempel förskott som ska regleras eller kostavdrag vid fri kost. Ett nettoavdrag påverkar inte skatten – därför ska det aldrig blandas ihop med bruttoavdragen.
Skattefritt: det som läggs till efter skatten
Traktamente och milersättning inom Skatteverkets schablonbelopp är skattefria och ingår därför inte i bruttolönen. De läggs till efter skatteberäkningen, vilket förklarar varför nettobeloppet ibland är högre än den anställde räknat fram själv. Betalas mer än schablonen är överskjutande del skattepliktig och ska ligga i bruttot – gränsdragningen finns i traktamentsguiden.
Semesterrutan – den mest missförstådda delen
Semesterinformationen står oftast i en egen ruta och blandar tre olika saker som är lätta att förväxla:
- Betalda dagar kvar – hur många dagar den anställde kan ta ut med semesterlön under innevarande semesterår.
- Sparade dagar – dagar från tidigare år som förts vidare.
- Intjänad semesterersättning – för timavlönade, ofta 12 % som antingen betalas löpande varje månad eller sparas till avslut.
Betalas 12 % ut löpande finns inget saldo att ta ut senare, och det ska framgå tydligt – annars tror den anställde att pengarna ligger kvar. Skillnaden mellan modellerna, och varför inbakad semesterersättning i timlönen inte är tillåtet, står i guiden om semesterersättning för timanställda.
Ackumulatorerna längst ned
Fälten "hittills i år" – bruttolön, skatt, semester, sjukdagar – används mer sällan men är avgörande i tre situationer: när den anställde ska deklarera, när ett arbetsgivarintyg ska skrivas (se arbetsgivarintygsguiden) och när en myndighet eller bank ber om inkomstuppgift. Är ackumulatorerna fel har oftast en korrigering gjorts utanför lönesystemet – och då är det den korrigeringen som ska rättas, inte ackumulatorn.
De fem frågorna ni kommer att få
- "Jag har jobbat fler timmar än det står." Nästan alltid attestgränsen: tid som attesterades efter periodens brytdatum ligger i nästa lön. Visa perioden på specen och attestdatumet i systemet, så är samtalet över.
- "Varför är skatten högre den här månaden?" Högre bruttolön ger högre tabellavdrag, och engångsbelopp beskattas enligt engångsskattetabell. Skattens andel är inte konstant.
- "Var är mitt OB?" Antingen fel registrerad tid eller ett OB som kunden inte har i sitt avtal. Kontrollera passet, inte lönekörningen.
- "Får jag ut semesterpengarna?" Beror på modellen: löpande 12 % eller sparat saldo. Svara med raden på specen, inte med en förklaring i löptext.
- "Det saknas pengar." Gå igenom brutto, avdrag, netto i den ordningen – felet ligger nästan alltid i en frånvarorad eller i tid som hamnat i fel period.
Fem saker som gör specen självförklarande
- Antal, à-pris och belopp på varje rad – aldrig bara en klumpsumma.
- OB-nivåerna uppdelade och namngivna, inte hopslagna till en post.
- Perioden utskriven: "avser 1–31 augusti", inte bara "augusti".
- Skattetabell och kolumn synliga.
- Korrigeringar som egna, märkta rader med vilken period de avser.
Varje punkt tar bort en återkommande fråga. Räknat i konsultchefstid är det den billigaste förbättring man kan göra i en lönerutin.
Specar som skickas ut av sig själva
I Bemanno byggs lönespecen direkt ur attesterad tid – samma timmar som fakturerades kunden – och skickas till konsulten tillsammans med lönekörningen, med OB, semester och avdrag på egna rader. Kedjan från stämplat pass till specifikation finns i demon. Priserna står här.
Vanliga frågor
Måste arbetsgivaren lämna lönespecifikation?
Det finns ingen enskild lagparagraf som heter skyldighet att lämna lönespecifikation, men i praktiken är den obligatorisk: kollektivavtal kräver den regelmässigt, och den anställde måste kunna kontrollera att lön, tillägg och skatteavdrag stämmer. Specen är dessutom arbetsgivarens eget bevis på vad som betalats ut och ligger till grund för arbetsgivardeklarationen. Den ska vara tillgänglig senast på utbetalningsdagen och sparas så att den går att ta fram i efterhand.
Vad är skillnaden mellan bruttolön och nettolön på specen?
Bruttolönen är summan av allt intjänat före skatt: timlön eller månadslön, OB-tillägg, övertid, semestertillägg och andra skattepliktiga ersättningar. Nettolönen är det som betalas ut till kontot efter preliminärskatt och eventuella andra avdrag som löneutmätning. Skattefria poster, till exempel traktamente och milersättning inom Skatteverkets schablonbelopp, ingår inte i bruttolönen men läggs till i utbetalningen – därför kan nettot ibland vara högre än man räknat med.
Varför står det två semesterrader på lönespecifikationen?
Vanligtvis för att de betyder olika saker. Den ena visar utbetald semesterlön eller semesterersättning för perioden, den andra visar saldot – kvarvarande betalda dagar och ibland intjänad men inte uttagen ersättning. För timavlönade betalas semesterersättning ofta ut löpande med tolv procent på lönen, och då syns den som en egen rad varje månad i stället för som ett saldo.
Vad gör man om lönespecifikationen är fel?
Rätta i nästa lönekörning med en tydligt märkt korrigeringsrad, i stället för att göra en tyst justering som ingen kan följa. Har för lite betalats ut ska mellanskillnaden betalas snarast, ofta som extra utbetalning om beloppet är stort. Har för mycket betalats ut får arbetsgivaren inte utan vidare kvitta det mot kommande lön – en överenskommelse med den anställde behövs, och kvittningslagen sätter gränserna. Är felet redan deklarerat i AGI ska även deklarationen rättas för den månad det gäller.