Semesterlagen har två sätt att räkna semesterlön, och valet mellan dem är inte fritt – det styrs av hur lönen ser ut. I ett bemanningsbolag med OB, varierande arbetstid och timavlönade konsulter hamnar man nästan alltid i den ena av dem, och det är också den som är lätt att räkna fel på. Här är båda reglerna, hur betalda dagar bestäms och räkneexemplen som gör skillnaden konkret.
Grundstrukturen: intjänandeår, semesterår, betalda dagar
Semesterlagen skiljer på att tjäna in och att ta ut. Intjänandeåret löper normalt 1 april–31 mars, och semesteråret är det efterföljande året – om inte kollektivavtalet flyttat perioderna, vilket många avtal gör. Semesterrätten är 25 dagar per år.
Antalet betalda dagar bestäms av hur stor del av intjänandeåret anställningen pågått: anställd tid dividerat med årets dagar, gånger semesterrätten, avrundat uppåt till hela dagar. Den som var anställd hela året får 25 betalda dagar. Den som började i oktober får ungefär hälften. Resterande dagar upp till 25 är obetald semester – som den anställde har rätt att ta ut men aldrig är skyldig att ta ut.
Semesterårets praktiska hantering – förläggning, huvudsemester och beskedet två månader i förväg – finns i guiden om semesterplanering.
Regel 1: sammalöneregeln
Sammalöneregeln är gjord för det enkla fallet: fast månadslön, samma varje månad. Den anställde behåller lönen under semestern och får dessutom ett semestertillägg för varje uttagen betald dag. Tillägget enligt lagen är 0,43 % av månadslönen per dag; många kollektivavtal höjer det till 0,8 % eller mer, och då är det avtalet som gäller.
Semestertillägg per dag: 32 000 × 0,008 = 256 kr.
Vid uttag av hela semestern: 25 × 256 = 6 400 kr utöver den ordinarie lönen, som löper på som vanligt under ledigheten.
Har den anställde rörliga lönedelar – OB, provision, bonus – ska semesterlön på dessa räknas ut separat med procentregeln, även om grundlönen hanteras enligt sammalöneregeln. Är de rörliga delarna betydande, eller varierar arbetstiden, ska hela beräkningen i stället göras enligt procentregeln.
Regel 2: procentregeln
Procentregeln utgår från vad som faktiskt betalats ut under intjänandeåret. Semesterlönen är 12 % av semesterlöneunderlaget, och den summan fördelas på antalet betalda semesterdagar.
- I underlaget ingår utbetald lön under intjänandeåret: timlön eller månadslön, OB-tillägg, övertidsersättning, obekvämtillägg och andra kontanta ersättningar för arbetet.
- I underlaget ingår inte utbetald semesterlön, och inte skattefria kostnadsersättningar som traktamente och milersättning inom schablon (se traktamentsguiden).
- Semesterlönegrundande frånvaro läggs till underlaget som en beräknad lön för den frånvarande tiden, så att sjukdom eller föräldraledighet inte urholkar semesterlönen inom lagens gränser.
Semesterlön: 268 000 × 0,12 = 32 160 kr.
Med 25 betalda dagar blir det 32 160 / 25 = 1 286 kr per uttagen dag.
Hade OB och övertid inte räknats med hade dagen blivit cirka 1 094 kr – en skillnad på nästan 4 800 kr på hela semestern.
Varför bemanning nästan alltid hamnar i procentregeln
Tre saker som är regel snarare än undantag i branschen leder alla till samma slutsats:
- OB-tillägg i betydande omfattning. Kvälls-, natt- och helgpass gör lönen rörlig, och kundens avtal styr nivåerna – se OB-guiden.
- Varierande arbetstid. Konsulter som arbetar olika mycket från månad till månad kan inte fångas av en beräkning som utgår från en fast månadslön.
- Timavlönade. Där finns ingen månadslön att behålla under ledigheten, och procentregeln är den enda som fungerar.
För timavlönade betalas semesterersättningen ofta ut löpande med 12 % på varje lön i stället för att sparas till uttag. Det är tillåtet under vissa förutsättningar, men det ska framgå som en egen rad på lönespecen – aldrig som en osynlig del av timlönen. Skillnaden mellan modellerna, och varför inbakad semesterersättning är otillåten, står i guiden om semesterersättning för timanställda.
Semesterlön vid anställningens slut
När anställningen upphör betalas intjänad men inte uttagen semester ut som semesterersättning. Beräkningen är densamma – 12 % av underlaget för sparade och innevarande intjänandeår – och ersättningen ska betalas ut senast en månad efter anställningens slut. Det är också ett av de vanligaste felen i slutlöner: sparade dagar från tidigare år glöms, eller så beräknas ersättningen på en lönesumma som saknar OB.
Semesterskulden – posten som växer i tysthet
Varje intjänad, ej uttagen semesterdag är en skuld i balansräkningen, och i ett bemanningsbolag med många timavlönade växer den snabbt. Två saker gör den hanterbar: räkna den löpande i stället för en gång per år, och räkna in arbetsgivaravgifterna på semesterlönen – annars är skulden systematiskt underskattad med ungefär en tredjedel. Bilden av hela kostnadsstacken finns i guiden om vad en anställd kostar.
Vanliga fel
- Sammalöneregeln på en konsult med mycket OB. Ger för låg semesterlön och blir en rättelse när någon räknar efter.
- Traktamente i underlaget. Skattefria kostnadsersättningar hör inte hemma där – underlaget blir för högt.
- Semesterlön i underlaget. Utbetald semesterlön ska inte generera ny semesterlön.
- Glömd semesterlönegrundande frånvaro. Sjukdom och föräldraledighet ska kompenseras inom lagens gränser – annars straffas den anställde två gånger.
- Sparade dagar som försvinner vid systembyte. Den klassiska migrationsmissen – se guiden om att byta affärssystem.
Rätt regel, automatiskt
I Bemanno beräknas semesterlön och semesterersättning ur den faktiskt utbetalda lönen – inklusive OB och övertid – och semesterskulden uppdateras vid varje lönekörning i stället för en gång om året. Priserna står här.
Vanliga frågor
Vad är skillnaden mellan sammalöneregeln och procentregeln?
Sammalöneregeln innebär att den anställde behåller sin ordinarie månadslön under semestern och dessutom får ett semestertillägg per uttagen dag. Procentregeln innebär att semesterlönen räknas som tolv procent av semesterlöneunderlaget för intjänandeåret, fördelat på antalet betalda semesterdagar. Sammalöneregeln är huvudregel för den som har fast månadslön, medan procentregeln ska användas när lönen är rörlig i betydande omfattning, när arbetstiden varierar eller när den anställde är timavlönad.
Hur räknas antalet betalda semesterdagar fram?
Antalet betalda dagar bygger på hur stor del av intjänandeåret som anställningen pågått. Anställningstiden under intjänandeåret divideras med årets antal dagar och multipliceras med semesterrätten, normalt 25 dagar; resultatet avrundas uppåt till hela dagar. Den som varit anställd hela intjänandeåret får alltså 25 betalda dagar, medan den som började mitt i året får en proportionell del. Dagar utöver de betalda är obetald semester, som den anställde har rätt men aldrig skyldighet att ta ut.
Ska OB och övertid räknas med i semesterlöneunderlaget?
Ja. I semesterlöneunderlaget enligt procentregeln ingår den lön som betalats ut under intjänandeåret, inklusive OB-tillägg och övertidsersättning, men inte utbetald semesterlön och inte kostnadsersättningar som skattefritt traktamente och milersättning. Det är just OB-tilläggen som gör att procentregeln oftast ger rätt resultat i bemanning: en konsult med mycket kvälls- och helgarbete skulle med sammalöneregeln få en semesterlön som inte alls speglar den faktiska inkomsten.
Vad händer med semesterlönen vid frånvaro?
Viss frånvaro är semesterlönegrundande upp till lagens gränser – exempelvis sjukdom, föräldraledighet och vissa utbildningar. Den frånvaron räknas som arbetad tid när betalda dagar bestäms, och i procentregeln kompenseras den genom att en beräknad lön för den frånvarande tiden läggs till underlaget. Annan frånvaro, som tjänstledighet, är inte semesterlönegrundande och minskar därför både antalet betalda dagar och underlaget.