Uppdragsavtalet med kunden är det dokument som avgör vem som bär smällen när något går snett – en obetald faktura, en konsult som värvas, en olycka på arbetsstället. Ändå skrivs många bemanningsaffärer fortfarande på ett mail och en handskakning. Här är avtalet klausul för klausul: vad varje del ska reglera, vilka formuleringar som brukar avgöra tvisterna och var nya bolag oftast lämnar pengar på bordet. (Som alltid: det här är branschpraxis, inte juridisk rådgivning – låt en jurist granska er slutliga mall.)
1. Parter, omfattning och rollen
Börja konkret: vilken roll ska bemannas, med vilka kvalifikationer, var, under vilken period och i vilken omfattning. Skriv rollbeskrivningen som en avgränsning, inte en ambition – "truckförare med B1-behörighet, lagerarbete i Mölndal, heltid v. 36–52" ger något att luta sig mot när kunden tre veckor in vill att konsulten "även tar lite kundtjänst". Utökningar är förhandlingar, inte gratistillägg.
2. Pris – och rätten att justera det
Timpriset är den enkla delen. Det som glöms är dynamiken:
- OB- och övertidstillägg ska ha egna prisrader – annars äter konsultens OB-ersättning din marginal varje kväll och helg.
- Prisjusteringsklausul: rätt att justera timpriset vid kollektivavtalens löneökningar, ändrade arbetsgivaravgifter och – i GFL-världen – när kundens eget löneläge höjer konsultens lön (se kollektivavtalsguiden). Utan klausulen förhandlar du om varje höjning från noll.
- Minimidebitering för korta pass och sena avbokningar av inbokade pass – annars bär du schemarisken ensam.
3. Attest av tid – tvistklausulen nummer ett
Den vanligaste fakturatvisten i branschen är inte priset utan timmarna. Avtalet ska därför låsa processen:
- Vem hos kunden attesterar (namngiven roll, med ersättare)
- Hur ofta – veckovis, inte månadsvis; färska avvikelser är lösbara, gamla är tvister
- Tyst godkännande: tid som inte bestridits inom t.ex. fem arbetsdagar anses godkänd – utan den meningen kan en kund hålla fakturor gisslan i efterhand
- Formen: digital attest med spårbarhet, inte mailtrådar. Ett system där kundens arbetsledare godkänner konsulternas veckor med ett klick (utan att logga in i hela ditt system) gör klausulen självverkställande – se tidrapporteringsguiden.
4. Betalningsvillkor – likviditeten avgörs här
Du betalar löner den 25:e oavsett när kunden betalar. Med 30 dagars betaltid ligger du ute med upp till två månaders lönekostnad – det är betalningsvillkoren, inte marginalen, som fäller nya bemanningsbolag. Förhandla därför villkoren före priset:
- Kortast möjliga betaltid; veckovis eller fjortondagars fakturering på större volymer
- Dröjsmålsränta enligt räntelagen och ersättning för betalningspåminnelser
- Rätt att pausa uppdraget vid väsentligt betalningsdröjsmål – din enda verkliga hävstång, och den måste stå i avtalet för att kunna användas utan eget avtalsbrott
- Kreditprövning av nya kunder som rutin, och rätt till förskott eller säkerhet vid stora uppstarter
5. Rekryteringsskydd – trappan som skyddar din investering
Kunden som anställer din konsult efter tre månader har fått hela din rekryteringsinvestering gratis – om avtalet inte säger annat. Marknadspraxis är en fallande trappa: en övergångsavgift (ofta uttryckt i månadsavgifter eller procent av årslön) som trappas ned under 6–12 månader från uppdragsstart, och som även täcker anställning som sker en period efter uppdragets slut. Två fällor:
- Skydda även mot indirekt värvning – anställning i kundens koncernbolag eller via annat bemanningsbolag
- Se värvningen som en affär, inte ett brott: en rimlig trappa gör "hyr först, anställ sen" till en intäktsström i stället för en förlust – många bolag säljer det aktivt som try & hire
6. Ansvar, försäkring och arbetsmiljö
När konsulten välter en pall dyr elektronik vill båda parter ha svaret i avtalet, inte i domstol:
- Ansvarsfördelning: normalt ansvarar kunden för skador i verksamheten där konsulten arbetar under kundens arbetsledning, medan ditt ansvar begränsas till urval och ersättning av konsulten. Begränsa ditt ansvar till ett tak (ofta kopplat till uppdragsvärdet) och undanta indirekta skador.
- Försäkringskrav åt båda håll: din ansvarsförsäkring, kundens företagsförsäkring.
- Arbetsmiljön är delad enligt lag: kunden ansvarar för arbetsstället (introduktion, skyddsutrustning, instruktioner), du som arbetsgivare för helheten över tid. Skriv ut fördelningen – och kravet att kunden rapporterar tillbud som rör din personal.
7. GDPR, sekretess och avslut
- GDPR: ni är normalt två parallellt personuppgiftsansvariga – du för dina anställdas uppgifter, kunden för sin arbetsledning. Skriv ut fördelningen och vad kunden får göra med konsultens uppgifter (inte spara CV:n i egna register – se GDPR-guiden).
- Sekretess åt båda håll, med rimlig tidsgräns.
- Uppsägning: ömsesidiga uppsägningstider för löpande avtal och – viktigast – vad som händer med pågående pass, garantilöneansvar och rekryteringsskyddet efter avslut. Rekryteringsskyddet ska uttryckligen överleva avtalets upphörande.
Från mall till signatur – processen är halva skyddet
Den bästa mallen hjälper inte om versionerna lever i mailtrådar och den signerade kopian ligger i någons nedladdningsmapp. Skapa avtalet från en mall med uppdragets uppgifter ifyllda, skicka det för e-signering och behåll varje version, visning och signatur loggad med tid och IP – det är din bevissäkring den dag en klausul prövas. I Bemanno skapas uppdragsavtalet från mallbiblioteket sida vid sida med mailet, kunden signerar i mobilen och det signerade avtalet kopplas till uppdraget och kundkortet. Priserna står öppet här.
Vanliga frågor
Vad ska uppdragsavtalet minst innehålla?
Omfattning och roll, timpris med OB och prisjusteringsrätt, attestprocess med tyst godkännande, betalningsvillkor med dröjsmålsränta, rekryteringsskydd, ansvars- och arbetsmiljöfördelning, GDPR-fördelning samt uppsägningsvillkor.
Vad är ett rimligt rekryteringsskydd?
En fallande trappa under 6–12 månader från uppdragsstart, som täcker även anställning strax efter uppdragets slut och indirekt värvning via koncernbolag. Många bolag paketerar det som try & hire i stället för straffavgift.
Vem ansvarar för arbetsmiljön?
Delat enligt arbetsmiljölagen: kunden för arbetsstället där konsulten arbetar, du som arbetsgivare för helheten över tid. Avtalet ska spegla fördelningen uttryckligen.
Vilka betalningsvillkor ska jag kräva?
Så korta som möjligt – hellre kortare betaltid än högre timpris. Kräv dröjsmålsränta och rätt att pausa uppdraget vid utebliven betalning, och kreditpröva nya kunder.