Att anställa en konsult som saknar rätt att arbeta i Sverige är ett av de fel i bemanningsbranschen som får konsekvenser även när misstaget var omedvetet. Ansvaret för att kontrollera saken ligger hos er som arbetsgivare, inte hos konsulten själv – och det gäller inte bara vid anställningstillfället utan genom hela anställningen. Här går vi igenom vem som får arbeta utan tillstånd, när ett arbetstillstånd krävs, vad ni konkret ska kontrollera och dokumentera, och rutinen som gör att inget glider ur sikte.
Kontrollansvaret – den röda tråden genom hela anställningen
Det är arbetsgivaren, inte den anställda, som bär ansvaret för att en person som saknar svenskt, nordiskt eller EU/EES-medborgarskap faktiskt har rätt att arbeta. Det ansvaret har tre delar som lätt glöms bort var för sig:
- Före anställning: kontrollera och dokumentera rätten att arbeta innan personen sätts i tjänst – inte "vi ordnar papperna sen".
- Under anställningen: ett tillstånd har en giltighetstid. Den upphör inte att gälla bara för att anställningen redan är igång, och ansvaret att bevaka det ligger fortsatt hos er.
- Efter anställningen: dokumentationen ska kunna visas upp en tid efter att anställningen avslutats, eftersom en kontroll från Skatteverket eller Migrationsverket kan komma i efterhand.
I ett bemanningsföretag skärps kravet ytterligare av att konsulter ofta byter uppdrag och ibland byter arbetsgivare inom koncernen. Ett tillstånd som var giltigt för en roll eller ett uppdrag är inte automatiskt giltigt för nästa – det måste kontrolleras på nytt varje gång förutsättningarna ändras, inte bara vid själva anställningsdagen.
Vem får arbeta utan arbetstillstånd?
Här ligger de flesta felen: att anta att kontroll bara gäller "de som ser utländska ut" eller motsatt, att en person med uppehållstillstånd av något slag automatiskt får arbeta var som helst. Utgångspunkterna är dessa:
- Svenska medborgare behöver naturligtvis inget tillstånd.
- Medborgare i övriga nordiska länder (Danmark, Norge, Finland, Island) får arbeta fritt i Sverige utan vare sig uppehålls- eller arbetstillstånd.
- EU/EES-medborgare har uppehållsrätt genom den fria rörligheten och behöver inte ansöka om något tillstånd för att arbeta – men uppehållsrätten förutsätter i grunden att personen arbetar, studerar eller kan försörja sig, så den är inte helt villkorslös.
- Personer med permanent uppehållstillstånd i Sverige får arbeta utan särskilt arbetstillstånd, oavsett ursprungligt medborgarskap.
Alla andra – tredjelandsmedborgare utan permanent uppehållstillstånd – behöver som huvudregel ett arbetstillstånd innan de börjar arbeta. Var gränsen exakt går i enskilda fall, och vilka undantag som gäller, är en fråga för Migrationsverket snarare än en tumregel man kan luta sig mot vid tveksamhet.
När krävs arbetstillstånd – och varför är det extra känsligt i bemanning?
Ett arbetstillstånd för en tredjelandsmedborgare är typiskt sett inte ett generellt "får arbeta i Sverige"-tillstånd. Det är under de första åren normalt knutet till en viss arbetsgivare och ofta till ett visst slag av arbete eller yrke. Först efter en tids anställning brukar kopplingen luckras upp, och kraven för hur det ser ut ändras då och då – detaljerna kring exakt hur länge och på vilket sätt bör alltid stämmas av direkt mot Migrationsverkets aktuella regler, inte mot vad som gällde för några år sedan.
Det är den här kopplingen som gör frågan särskilt viktig att ha koll på i ett bemanningsföretag. Konsulten är formellt anställd hos er, men arbetar fysiskt hos en kund – och kan flyttas mellan uppdrag och kunder på ett sätt som en traditionell anställning inte gör. Innan ni sätter en tredjelandsmedborgare på ett nytt uppdrag eller i en ny typ av roll behöver ni därför kontrollera att tillståndet faktiskt gäller hos er som arbetsgivare och för den typen av arbete – inte bara att personen "har ett tillstånd" i någon mening. Ett tillstånd som utfärdats för en annan arbetsgivare eller ett annat yrke ger inte automatiskt rätt att arbeta hos er.
Asylsökande med AT-UND
En person som sökt asyl i Sverige kan under handläggningstiden ha undantag från kravet på arbetstillstånd, det som brukar kallas AT-UND. Undantaget noteras på personens LMA-kort (Migrationsverkets kort för personer inom mottagningssystemet) och gäller bara så länge kortet är giltigt och undantaget står kvar – det är alltså inte en generell rättighet som följer med asylstatus i sig. Kontrollera LMA-kortet på samma sätt som ni skulle kontrollera ett arbetstillståndskort: giltighetstid, att AT-UND faktiskt är markerat, och att kortet är personens eget. Löper LMA-kortet ut eller ändras personens status i asylprocessen kan rätten att arbeta upphöra eller behöva omprövas, vilket gör bevakningen lika viktig som vid ett vanligt arbetstillstånd.
Vad ska ni konkret kontrollera och dokumentera?
I praktiken handlar kontrollen om att titta på och spara underlag för tre saker:
- Kortet eller beslutet självt – uppehållstillståndskort, arbetstillståndskort eller LMA-kort med AT-UND, i original vid kontrolltillfället.
- Giltighetstiden – ett datum, inte en känsla av att "det brukar vara okej". Sätt en bevakning på det datumet, precis som ni skulle bevaka utgången av ett körkort eller ett yrkescertifikat.
- Eventuell arbetsgivar- eller yrkesbegränsning – står ert bolagsnamn eller en viss yrkeskategori angiven, ska det stämma överens med den faktiska anställningen och rollen.
Ta en kopia och lägg den i personakten. Det här är personuppgifter av känslig karaktär – uppehållsstatus säger indirekt en hel del om en person – så kopian ska hanteras med samma noggrannhet som övrig personaldata: rätt lagringsyta, rätt åtkomstbegränsning och en gallringsplan när den inte längre behövs. Grunderna för det finns i guiden om GDPR för bemanningsbolag.
Anmälan till Skatteverket
Vid anställning av en tredjelandsmedborgare som behöver arbetstillstånd finns även en skyldighet att anmäla anställningen till Skatteverket, utöver den vanliga arbetsgivardeklarationen. Syftet är att motverka att arbetstillstånd missbrukas eller att villkoren i praktiken skiljer sig från vad som uppgavs i ansökan. Exakt vilken blankett, vilken tidsfrist och vilka uppgifter som ska in ändras då och då i detaljerna, så den delen av rutinen bör alltid stämmas av mot Skatteverkets aktuella anvisningar snarare än mot minnet av hur det fungerade förra gången. Missar man anmälan helt är det en egen brist utöver själva tillståndsfrågan.
Vad kan hända om det blir fel?
Att anställa eller låta någon fortsätta arbeta utan giltigt tillstånd är inte en administrativ detalj utan en fråga med reella konsekvenser för bolaget:
- Särskild avgift. Arbetsgivaren kan bli skyldig att betala en avgift till staten – exakt hur den beräknas och vad den kan uppgå till är en fråga för Migrationsverkets och Skatteverkets regelverk, inte något att uppskatta själv.
- Straffansvar. I allvarligare fall, särskilt vid upprepning eller uppsåt, kan det bli fråga om straffansvar enligt utlänningslagen. Det är ett annat läge än en administrativ avgift och något som bör hanteras med juridisk rådgivning direkt om frågan uppstår.
- Uteslutning från offentliga kontrakt. Ett bolag som fällts för att ha anställt personer utan rätt att arbeta riskerar att uteslutas från offentlig upphandling – en konsekvens som kan väga tyngre för affären än själva avgiften.
Det här är också varför seriösa kunder – särskilt inom bygg och andra branscher med hög UE-granskning – aktivt frågar efter er rutin för kontroll av arbetstillstånd innan de tar in er som underleverantör. Kan ni inte visa en dokumenterad rutin riskerar ni att tappa uppdrag innan frågan ens hunnit bli ett problem i praktiken. Samma logik som styr ID06 och UE-granskningen på byggarbetsplatser gäller här: ordning går att visa upp, och det är precis det kunden vill se.
Villkoren för att tillståndet ska beviljas – varför det berör er som arbetsgivare
Ett arbetstillstånd beviljas inte bara utifrån att en tjänst finns – villkoren i anställningen ska hålla en viss nivå. Lön och övriga anställningsvillkor ska ligga i nivå med vad som gäller enligt kollektivavtal eller vad som är praxis inom yrket eller branschen, och arbetsgivaren intygar detta som en del av processen. Det finns även ett försörjningskrav kopplat till tillståndet, som i grunden handlar om att inkomsten ska räcka för att personen (och eventuella medföljande familjemedlemmar) ska kunna försörja sig utan bistånd. Var de exakta nivåerna ligger förändras över tid, så den siffran hämtar ni från Migrationsverkets aktuella uppgifter – men poängen för er som arbetsgivare är att villkoren i anställningsavtalet faktiskt måste stämma med det som en gång intygades, inte bara se bra ut på pappret vid ansökningstillfället.
Det hänger ihop med att ni följer kollektivavtalet i grunden – en konsult som är anställd på villkor som håller kollektivavtalets nivå har normalt redan de förutsättningar som krävs för att ett arbetstillstånd ska kunna beviljas och förlängas.
Förlängningar och byten – håll koll på kalendern
De flesta arbetstillstånd är tidsbegränsade och ska förlängas i god tid innan de löper ut. Väntar man till sista veckan riskerar handläggningstiden hos Migrationsverket att bli längre än tiden som återstår på det gällande tillståndet. Sätt därför en påminnelse långt innan utgångsdatumet – inte dagen innan.
En sak är värd att känna till: den som ansökt om förlängning i tid, innan det tidigare tillståndet gått ut, har normalt rätt att fortsätta arbeta under tiden ansökan handläggs, även om själva beslutet dröjer. Det är en trygghet för både konsulten och er som arbetsgivare, men det förutsätter att ansökan faktiskt kom in innan utgångsdatumet – kommer den in för sent gäller inte samma skydd. Byter konsulten arbetsgivare, yrke eller typ av uppdrag på ett sätt som avviker från det ursprungliga tillståndet kan det också krävas en ny prövning, inte bara en förlängning av det gamla.
Rutinen i praktiken – checklista genom anställningen
| Fas | Vad ni gör |
|---|---|
| Före anställning | Kontrollera medborgarskap/uppehållsstatus. Vid behov: kontrollera arbetstillståndets giltighetstid, arbetsgivar- och yrkesbegränsning. Ta kopia till personakten. |
| Vid anställningsstart | Anmäl anställningen till Skatteverket om det krävs för personen i fråga. Sätt bevakning på tillståndets utgångsdatum. |
| Under anställningen | Bevaka giltighetstiden löpande – inte bara vid uppdragsbyten. Kontrollera att nya uppdrag eller rolländringar ryms inom tillståndets ramar. |
| Vid förlängning | Ansök i god tid innan utgångsdatumet. Bekräfta att ansökan kommit in innan det gamla tillståndet löper ut, så att rätten att arbeta består under handläggningen. |
| Vid avslut | Behåll dokumentationen i personakten en tid efter avslutad anställning, enligt er gallringsrutin – för att kunna svara på en efterhandskontroll. |
Vanliga fel att undvika
- Kontroll bara vid anställningstillfället. Det vanligaste felet är att kontrollera rätt att arbeta när anställningen börjar och sedan aldrig titta på datumet igen – tills tillståndet redan har gått ut mitt i en pågående anställning.
- Att missa arbetsgivarkopplingen. Ett tillstånd som gäller för en annan arbetsgivare, eller för ett annat slags arbete än det konsulten faktiskt utför hos er, ger inte automatiskt rätt att arbeta hos er – även om personen har "ett giltigt tillstånd" i allmän mening.
- Ingen dokumentation kvar när kontrollen kommer. Om kopian aldrig togs, eller raderades för tidigt enligt en alltför strikt gallringsrutin, går det inte att visa att kontrollen faktiskt gjordes – och då spelar det ingen roll att den faktiskt gjordes.
Samma disciplin som krävs här hänger ihop med resten av introduktionen av en ny konsult: arbetstillstånd är en av de kontroller som ska vara avklarade före dag ett, tillsammans med avtal och den dubbla introduktionen hos eget bolag och kund. Och oavsett vilken anställningsform konsulten har – tillsvidare, visstid eller provanställning – gäller samma kontrollansvar från första dagen.
Håll koll på datumen utan att lita på minnet
Det som gör den här typen av fel farliga är att de sällan syns förrän det redan gått snett – ett tillstånd som gick ut för tre veckor sedan ser likadant ut i vardagen som ett som fortfarande gäller, ända tills någon råkar kontrollera det eller en myndighet gör det åt er. I Bemanno ligger giltighetstider och dokument – arbetstillstånd, certifikat, kompetensbevis – på varje anställdkort med påminnelser innan de går ut, samma bevakning som redan finns för körkort och yrkesbevis. Det byggde vi in för att det är precis den typen av datum som är enkla att kontrollera en gång och lätta att glömma bort nästa gång. Priserna står här.
Vanliga frågor
Vad måste arbetsgivaren kontrollera innan anställning?
Att personen får arbeta i Sverige och, om det behövs, hos just er och i den aktuella rollen. I praktiken innebär det att kontrollera id-handling och uppehålls- eller arbetstillståndskort, läsa av giltighetstid och eventuell arbetsgivarbegränsning, och spara en kopia i personakten. Kontrollen ska göras innan personen börjar arbeta – inte efteråt om frågan kommer upp.
Vilka får arbeta i Sverige utan arbetstillstånd?
Svenska medborgare, medborgare i övriga nordiska länder samt EU/EES-medborgare med uppehållsrätt behöver inget arbetstillstånd. Detsamma gäller den som har permanent uppehållstillstånd i Sverige. Övriga tredjelandsmedborgare behöver som huvudregel ett arbetstillstånd innan de börjar arbeta, med undantag som asylsökande med giltigt AT-UND under handläggningstiden.
Vad händer om man anställer någon utan giltigt arbetstillstånd?
Arbetsgivaren riskerar en särskild avgift och i allvarligare fall straffansvar enligt utlänningslagen, samt i förlängningen uteslutning från offentliga upphandlingar. Det gäller även om felet var oavsiktligt, till exempel att ett tillstånd hann gå ut under anställningen – vilket är precis varför kontrollen måste vara löpande, inte bara vid anställningstillfället.
Hur länge ska dokumentationen om arbetstillstånd sparas?
Kopian av tillståndet ska finnas i personakten under hela anställningen och sparas en tid efter att den upphört, eftersom Skatteverket och Migrationsverket kan begära in underlaget i efterhand. Exakt hur länge beror på vilken kontroll som görs och bör stämmas av mot gällande regler – poängen är att dokumentationen ska gå att plocka fram, inte bara ha funnits.